Perlindungan Data dalam Penerjemahan Dokumen Hukum

Firma hukum dan perusahaan sering menyerahkan kontrak, berkas perkara, laporan investigasi, materi due diligence, atau dokumen compliance kepada penerjemah. File tersebut dapat memuat data identitas, data keuangan, informasi kesehatan, strategi bisnis, rahasia dagang, dan komunikasi antara advokat dan klien.

Karena itu, sebelum dokumen dikirim, klien perlu memahami bagaimana file diperoleh, siapa yang dapat mengaksesnya, apakah file dibagikan kepada pihak lain, berapa lama disimpan, dan kapan harus dihapus. Kerangka utama di Indonesia adalah Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Mengapa legal translation berkaitan dengan perlindungan data?

UU PDP mendefinisikan pemrosesan Data Pribadi secara luas, termasuk pemerolehan, pengumpulan, pengolahan, analisis, penyimpanan, transfer, pengungkapan, penghapusan, dan pemusnahan. Dalam proyek penerjemahan, aktivitas tersebut dapat terjadi ketika file diterima, disalin, dibuka, diproses dengan CAT tool atau cloud, dikirim kepada reviewer, diarsipkan, atau dihapus.

Tidak semua dokumen hukum memuat Data Pribadi. Namun, kontrak, putusan, dokumen perusahaan, laporan investigasi, dan berkas arbitrase sering menggabungkan data pribadi dengan informasi bisnis rahasia.

Apakah penerjemah selalu menjadi Prosesor Data Pribadi?

Tidak otomatis. Klasifikasi Pengendali atau Prosesor bergantung pada peran nyata para pihak, tujuan pemrosesan, instruksi klien, dan hubungan kontraktual. Dalam banyak proyek, firma hukum atau perusahaan menentukan tujuan dan penerjemah bekerja berdasarkan instruksi tertentu. Dalam keadaan tersebut, penerjemah dapat berperan sebagai Prosesor, tetapi kesimpulan akhirnya perlu ditinjau berdasarkan fakta proyek.

Klien juga perlu mengetahui apakah penerjemah bekerja langsung atau melibatkan reviewer, project manager, platform pengiriman file, sistem penyimpanan, atau vendor teknologi lain. Pasal 51 UU PDP mengatur bahwa Prosesor memproses data berdasarkan perintah Pengendali dan memerlukan persetujuan tertulis sebelum melibatkan Prosesor lain.

Enam kontrol sebelum menyerahkan dokumen

1. 01
   Tentukan tujuan dan ruang lingkup

   Tetapkan apakah terjemahan digunakan untuk kontrak, litigasi, due diligence, audit, compliance, atau komunikasi dengan regulator. Kirim hanya bagian yang diperlukan untuk tahap yang sedang dikerjakan.

2. 02
   Batasi akses berdasarkan kebutuhan

   Pastikan siapa penerjemah, reviewer, project manager, dan vendor teknologi yang dapat melihat file. Untuk perkara sensitif, akses sebaiknya dibatasi pada personel yang benar-benar terlibat.

3. 03
   Periksa alat AI dan cloud

   Tanyakan apakah file disimpan, digunakan untuk pelatihan, diproses di negara lain, atau dapat diakses oleh pihak ketiga. Jangan memasukkan dokumen rahasia ke alat publik tanpa pemeriksaan yang sesuai.

4. 04
   Atur retensi dan penghapusan

   Tentukan berapa lama file sumber, hasil terjemahan, dan salinan kerja disimpan; siapa yang dapat meminta penghapusan; serta pengecualian untuk audit atau kewajiban hukum.

5. 05
   Gunakan NDA dan instruksi tertulis

   NDA dan instruksi kerja dapat mengatur akses, subkontrak, software yang boleh digunakan, retensi, dan larangan penggunaan di luar tujuan proyek.

6. 06
   Siapkan prosedur insiden

   Tetapkan narahubung, informasi minimum dalam laporan, pengamanan file, dokumentasi kronologi, dan koordinasi dengan tim legal, compliance, serta keamanan informasi.

Bagaimana dengan transfer dokumen ke luar negeri?

Proyek lintas negara dapat melibatkan penerjemah, reviewer, server, atau vendor teknologi di luar Indonesia. Pasal 56 UU PDP mengatur transfer Data Pribadi ke luar wilayah Indonesia. Pengendali perlu memastikan tingkat pelindungan di negara penerima setara atau lebih tinggi, atau memastikan adanya pelindungan yang memadai dan mengikat sesuai ketentuan yang berlaku.

Ini tidak berarti setiap penerjemahan ke bahasa asing otomatis dilarang. Yang perlu diperiksa adalah aliran data, pihak penerima, tujuan transfer, dasar pemrosesan, lokasi penyimpanan, dan perlindungan yang tersedia. Untuk proyek lintas yurisdiksi, instruksi klien sebaiknya memuat negara tempat penerjemah bekerja, vendor yang digunakan, pembatasan penggunaan, subkontrak, penghapusan, dan prosedur insiden.

Pertanyaan untuk penyedia legal translation

• Siapa saja yang akan mengakses dokumen saya?
• Apakah proyek dikerjakan langsung atau dialihkan kepada pihak lain?
• Apakah tersedia NDA atau perjanjian pemrosesan data?
• Apakah dokumen diproses menggunakan AI atau platform cloud?
• Di mana file disimpan dan berapa lama retensinya?
• Bagaimana prosedur penghapusan, pemusnahan, dan pelaporan insiden?

Penutup

Akurasi bahasa dan keamanan informasi tidak dapat dipisahkan dalam legal translation. Penyedia yang profesional seharusnya dapat menjelaskan pembagian tanggung jawab, batas akses, prosedur retensi, penggunaan teknologi, dan cara menangani risiko—tanpa membuat janji absolut yang tidak dapat diverifikasi.

Legaltrans.id menyediakan dukungan penerjemahan dan penjurubahasaan hukum untuk firma hukum, perusahaan, arbitrase, litigasi, compliance, dan kebutuhan lintas negara. Untuk proyek sensitif, kirimkan ringkasan non-rahasia terlebih dahulu agar ruang lingkup, konflik kepentingan, bahasa, tenggat, dan persyaratan keamanan dapat ditinjau sebelum dokumen substantif dikirim.