Kalau sebuah law office mengirim draf dan meminta saya “tinggal cap”, saya tidak menerbitkannya begitu saja. Saya perlu membaca dokumen sumber dan terjemahannya, memperbaiki bagian yang keliru, lalu memastikan file yang ditandatangani sama dengan file yang saya setujui. Cap bukan pengganti proses profesional.
Saya menambahkan cara saya menangani draf yang datang dari law office dan memperjelas beda antara review substantif dengan permintaan cap semata. Dasar hukumnya tetap Permenkum No. 4 Tahun 2025 dan Kode Etik HPI.
Permenkum No. 4 Tahun 2025 tidak memakai istilah “cap saja” dan tidak secara eksplisit melarang firma hukum menyiapkan draf. Analisis saya bertumpu pada kewajiban tanggung jawab, sumpah, etika, pelaporan, dan pengawasan. Jadi, ini bukan kutipan larangan khusus terhadap satu model kerja.
Cap adalah identitas profesi, bukan layanan yang berdiri sendiri
Permenkum No. 4 Tahun 2025 mendefinisikan Penerjemah Tersumpah sebagai individu yang mempunyai keahlian menghasilkan terjemahan, telah diangkat dan diambil sumpahnya oleh Menteri, serta terdaftar pada Kementerian Hukum. “Terjemahan” dalam peraturan itu adalah hasil alih bahasa tertulis dari bahasa asing ke Bahasa Indonesia atau sebaliknya yang diterjemahkan oleh Penerjemah Tersumpah.
Pasal 3 menempatkan tanggung jawab penuh atas kebenaran dan kualitas hasil terjemahan pada penerjemah tersumpah. Pasal 15 memang mengatur tanda tangan, paraf, cap/stempel, kop surat, dan arah bahasa. Kalau Pasal 15 dibaca tanpa Pasal 3, cap bisa keliru diperlakukan sebagai layanan tersendiri. Padahal, cap menandai siapa yang menerbitkan dan bertanggung jawab atas terjemahan itu.
Cara saya menangani draf dari law office
Dalam pekerjaan saya sebagai penerjemah tersumpah Indonesia–Inggris, draf dari law office biasanya sudah berisi istilah pilihan counsel. Saya menghormati pilihan itu, tetapi tetap membandingkan setiap bagian dengan sumber. Saya mulai dari nama pihak, nomor pasal, defined terms, negasi, tanggal, angka, mata uang, dan rujukan silang. Kalimat yang terdengar fasih tetap saya ubah kalau maknanya bergeser.
Saat meninjau ulang artikel ini pada 1 Oktober 2026, risiko yang paling mudah saya jelaskan tetap version drift. Saya bisa selesai memeriksa satu file pada sore hari, lalu menerima file “final” yang sudah diubah pada malamnya. Kalau perubahan itu tidak kembali ke saya, cap dan tanda tangan dapat menempel pada teks yang belum saya baca. Karena itu saya meminta satu sumber final, satu target final, dan persetujuan ulang untuk setiap perubahan setelah review.
Nama dan cap saya hanya masuk pada file yang sudah saya baca, koreksi, dan setujui. Jika law office mengubah file sesudahnya, versi itu harus kembali kepada saya sebelum diterbitkan.
Tiga proses yang sering disebut “tinggal cap”
| Alur | Apa yang sebenarnya terjadi | Penilaian risiko |
|---|---|---|
| Review penuh dan tanggung jawab diambil alih | Law office memberi draf; penerjemah memeriksa sumber dan target secara menyeluruh, mengoreksi, menyelesaikan pertanyaan, mengendalikan final, lalu menerbitkannya atas tanggung jawab sendiri. | Dapat diterbitkan setelah penerjemah puas dengan hasilnya. Kompetensi, kerahasiaan, arah bahasa, dan syarat penerima tetap harus dipenuhi. |
| Pemeriksaan dangkal lalu cap | Penerjemah melihat sebagian teks atau hanya melakukan pengecekan tampilan, tanpa waktu dan akses untuk menguji seluruh makna. | Berisiko tinggi karena nama penerjemah dipakai untuk hasil yang belum benar-benar ia verifikasi. |
| Cap tanpa membaca sumber dan target | Cap atau tanda tangan diberikan tanpa pemeriksaan substansi atau tanpa kendali atas file yang akhirnya digunakan. | Tidak ada dasar memadai untuk memastikan kebenaran, kualitas, dan kesetiaan hasil. |
Mengapa “kami yang menerjemahkan, Anda tinggal cap” bermasalah?
Lafal sumpah dalam Permenkum 4/2025 mengikat penerjemah untuk menerjemahkan dokumen yang diberikan tanpa menambah atau mengurangi maksudnya, secara amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan dengan menjaga rahasia. Kode Etik HPI juga menuntut profesionalisme, integritas, kerahasiaan, pekerjaan sesuai kompetensi, serta tanggung jawab penuh atas kualitas dan akurasi.
Saya tidak mempermasalahkan siapa yang mengetik kalimat pertama. Saya melihat apakah penerjemah membaca seluruh sumber dan target, bebas memperbaiki draf, dan menguasai file final. Draf law office dapat menjadi bahan kerja. Permintaan cap tanpa pengujian isi tidak memberi dasar bagi penerjemah untuk mengambil tanggung jawab.
Risiko bagi firma hukum dan klien
- Satu negasi yang hilang dapat membalik kewajiban. Defined terms, tanggal, angka, identitas, dan rujukan pasal juga bisa salah meskipun format dokumennya terlihat rapi.
- Pembaca dapat mengira penerjemah telah menguji seluruh dokumen, padahal ia hanya melihat halaman tanda tangan atau tata letaknya.
- Otoritas, pengadilan, notaris, atau pihak lawan dapat meminta penjelasan tentang status, sumber, dan kualitas terjemahan. Dokumen tidak otomatis ditolak, tetapi pertanyaan itu dapat memicu koreksi atau penerjemahan ulang.
- Tanpa source freeze, catatan revisi, dan persetujuan final, firma sulit membuktikan versi mana yang diperiksa dan diterbitkan.
- Draf perkara dapat memuat data pribadi, strategi litigasi, komunikasi istimewa, atau informasi transaksi. Firma dan penerjemah perlu membatasi siapa yang dapat mengaksesnya.
Untuk dokumen kontrak, lihat juga kontrol pada layanan terjemahan kontrak dan perjanjian. Untuk BAP, putusan, atau bukti, ruang lingkupnya sebaiknya dipetakan melalui penerjemahan dokumen pengadilan, BAP, dan arbitrase.
Risiko bagi penerjemah tersumpah
Tanggung jawab Pasal 3 tidak mengecil hanya karena draf pertama dibuat orang lain. Pasal 17 juga mewajibkan laporan pelaksanaan jabatan yang setidaknya memuat nomor register, jenis dokumen, jumlah halaman sumber, arah bahasa, dan identitas pengguna jasa. Ini menunjukkan pentingnya keterlacakan pekerjaan, bukan sekadar keluarnya satu lembar yang bercap.
Permenkum memberi Menteri kewenangan pengawasan dan pembinaan. Peraturan juga membuka kemungkinan pemberhentian tidak hormat karena tidak melaksanakan kewajiban atau karena pelanggaran kode etik berdasarkan informasi atau usulan organisasi profesi. Artikel ini tidak menyimpulkan bahwa setiap sengketa mutu otomatis berujung sanksi. Penilaian tetap bergantung pada fakta dan proses yang berlaku.
Alur yang lebih aman untuk law office
- 01Tentukan tujuan dan penerima.
Jelaskan forum, negara, tenggat, pasangan dan arah bahasa, serta apakah penerima benar-benar meminta terjemahan tersumpah.
- 02Bekukan dokumen sumber.
Nomori versi dan halaman. Jangan mengubah sumber atau target diam-diam setelah penerjemah mulai memeriksa.
- 03Berikan mandat review yang nyata.
Penerjemah harus dapat membandingkan seluruh teks, mengajukan pertanyaan, memperbaiki draf, dan menolak istilah yang tidak setia pada sumber.
- 04Sepakati siapa mengendalikan final.
File yang dicap dan ditandatangani harus sama dengan file yang telah disetujui penerjemah. Perubahan setelah penerbitan perlu kembali diperiksa.
- 05Simpan audit trail yang proporsional.
Pertahankan sumber, draf, query, revisi, approval, register, tanggal, dan salinan final sesuai kewajiban kerahasiaan serta retensi.
Untuk penugasan yang dimulai dari nol, firma dapat menggunakan layanan penerjemahan hukum. Bila bentuk resmi memang disyaratkan, pastikan status dan arah bahasa melalui layanan penerjemahan tersumpah. Atur pula akses, penggunaan alat bantu, dan retensi sesuai prinsip perlindungan data dokumen hukum.
Pertanyaan yang harus dijawab sebelum cap dibubuhkan
- Apakah penerjemah menerima dokumen sumber yang lengkap dan final?
- Apakah pasangan dan arah bahasa sesuai dengan pengangkatannya?
- Apakah seluruh target dibandingkan dengan sumber, bukan hanya dibaca sepintas?
- Apakah penerjemah bebas mengoreksi dan meminta klarifikasi?
- Apakah nomor, nama, defined terms, kutipan, dan rujukan silang diuji?
- Apakah file final dikunci setelah persetujuan penerjemah?
- Apakah status penerjemah dan syarat lembaga penerima telah diverifikasi?
- Apakah kerahasiaan, akses, retensi, dan penghapusan telah disepakati?
FAQ
Bolehkah law office menyiapkan draf terjemahan sebelum diperiksa penerjemah tersumpah?
Tidak ada larangan umum dalam Permenkum No. 4 Tahun 2025 yang menyatakan law office tidak boleh menyiapkan draf. Namun, bila hasil akhirnya diterbitkan sebagai terjemahan penerjemah tersumpah, penerjemah tersebut tetap harus melakukan pemeriksaan yang memadai, memperbaiki kesalahan, mengendalikan versi final, dan mengambil tanggung jawab penuh atas kebenaran serta kualitasnya.
Apakah pemeriksaan singkat sudah cukup sebelum terjemahan diberi cap?
Tidak ada jumlah menit atau metode tunggal yang ditetapkan untuk semua dokumen. Kecukupannya bergantung pada panjang, kompleksitas, kualitas draf, pasangan bahasa, dan tujuan penggunaan. Pemeriksaan yang tidak memungkinkan penerjemah memverifikasi seluruh sumber, target, angka, nama, istilah, dan rujukan sulit diselaraskan dengan tanggung jawab penuh atas hasil akhir.
Apakah terjemahan yang hanya dicap otomatis tidak sah atau ditolak pengadilan?
Tidak otomatis. Keabsahan dan penerimaan dokumen bergantung pada fakta, aturan acara, perintah atau praktik lembaga penerima, status penerjemah, dan kualitas dokumen. Cap-only tetap berisiko karena dapat memicu pertanyaan tentang atribusi, akurasi, dan proses verifikasinya.
Siapa yang bertanggung jawab jika draf law office ternyata salah?
Pembagian tanggung jawab kontraktual perlu dilihat dari perjanjian dan fakta. Untuk profesi penerjemah tersumpah, Permenkum No. 4 Tahun 2025 menegaskan tanggung jawab penuh penerjemah atas kebenaran dan kualitas hasil terjemahannya. Cap dan tanda tangan tidak memindahkan tanggung jawab itu kembali kepada penyusun draf.
Apa bukti proses yang sebaiknya disimpan oleh firma hukum dan penerjemah?
Simpan dokumen sumber yang disepakati, draf yang diterima, catatan revisi atau perbandingan, instruksi istilah, persetujuan versi final, identitas penerjemah dan arah bahasa, tanggal penerbitan, serta catatan penyerahan. Untuk dokumen sensitif, batasi akses dan tetapkan retensi serta penghapusan.
Artikel ini menyajikan informasi umum, bukan nasihat hukum, pendapat etik atas perkara tertentu, atau jaminan penerimaan dokumen. Untuk sengketa, dugaan pelanggaran, atau kebutuhan forum tertentu, mintalah penilaian penasihat hukum, organisasi profesi, atau instansi yang berwenang berdasarkan fakta lengkap.