Sumber diperiksa: 16–17 Oktober 2026.
Pelokalan dokumen tata kelola perusahaan untuk Uni Eropa perlu menjaga siapa yang berwenang, tindakan apa yang disetujui, dan versi dokumen mana yang berlaku. Bahasa, format, serta pengesahannya ditentukan oleh tujuan penggunaan dan persyaratan negara atau lembaga penerima.
Bayangkan Anda menerima permintaan dari mitra Eropa: kirimkan board resolution, anggaran dasar, dan kebijakan konflik kepentingan dalam bahasa Inggris. Daftarnya singkat. Namun, sebelum menerjemahkan, ada satu hal yang perlu dipastikan: keputusan organ perusahaan mana yang sebenarnya diminta?
Saya menyarankan agar pertanyaan itu diselesaikan lebih dahulu. Istilah board saja belum cukup untuk menjelaskan apakah dokumen berasal dari Direksi, Dewan Komisaris, atau organ perusahaan asing dengan susunan berbeda. Pilihan katanya akan memengaruhi cara penerima memahami kewenangan perusahaan.
Apa yang dimaksud dengan pelokalan dokumen tata kelola?
Dalam artikel ini, pelokalan berarti menyiapkan dokumen agar dapat dipahami dan digunakan dalam konteks negara tujuan: memilih istilah, memperjelas rujukan, menata penyajian, dan memenuhi kebutuhan bahasa penerima. Ruang lingkupnya harus disepakati sejak awal.
Untuk terjemahan akta atau keputusan yang sudah ditandatangani, isi dan akibat hukum sumber harus dipertahankan. Penjelasan tambahan dapat ditempatkan dalam catatan yang jelas terpisah. Mengubah kewenangan, syarat persetujuan, atau isi keputusan memerlukan proses penyusunan dan persetujuan dokumen tersendiri.
Untuk kebijakan internal yang masih berupa draf, ruang penyesuaian bisa lebih luas. Tim legal dapat menentukan perubahan substansi, lalu penerjemah memastikan versi bahasanya menyampaikan keputusan yang sama. Perubahan itu sebaiknya tercatat agar perusahaan mengetahui bagian mana yang diterjemahkan dan bagian mana yang diubah.
“Standar UE” harus diperjelas menjadi negara, entitas, dan tujuan
Uni Eropa mempunyai kerangka hukum perusahaan, tetapi kebutuhan dokumen tetap bergantung pada bentuk perusahaan, hukum negara anggota, dan kegiatan yang dilakukan. Komisi Eropa membedakan antara aturan pendirian dan keterbukaan perusahaan, hak pemegang saham perusahaan tercatat, serta tata kelola sektor seperti perbankan. Lihat penjelasan resmi tentang hukum perusahaan dan corporate governance.
PT Indonesia yang memberikan dokumen kepada calon investor, anak perusahaan yang didirikan di negara anggota UE, dan cabang perusahaan Indonesia di sana dapat menghadapi kebutuhan berbeda. Permintaan uji tuntas dari mitra juga perlu dibedakan dari kewajiban pengajuan kepada register perusahaan.
Mintalah penerima mengonfirmasi empat hal secara tertulis: nama entitas yang diperiksa, negara tujuan, tujuan penggunaan, dan persyaratan dokumen. Jika mereka meminta “EU-compliant governance documents”, minta daftar dokumen dan dasar persyaratannya. Frasa itu belum cukup sebagai petunjuk penerjemahan.
Pertahankan identitas organ dan batas kewenangannya
Dalam kerangka perseroan Indonesia, fungsi pengurusan dan perwakilan oleh Direksi perlu dibedakan dari fungsi pengawasan dan pemberian nasihat oleh Dewan Komisaris. Pembedaan ini antara lain tercermin dalam definisi Pasal 1 angka 3–4 PP Nomor 47 Tahun 2012, yang merujuk kerangka UU Perseroan Terbatas. Untuk transaksi tertentu, tetap periksa undang-undang yang berlaku, anggaran dasar, dan dokumen kewenangan perusahaan.
Dalam terjemahan, Board of Directors dan Board of Commissioners dapat membantu membedakan kedua organ tersebut. Pada penyebutan pertama, mempertahankan nama Indonesia dalam tanda kurung dapat membantu pembaca. Jangan menyimpulkan bahwa organ asing dengan terjemahan nama yang mirip otomatis mempunyai kewenangan yang sama.
Saya akan memisahkan pemeriksaan bahasanya menjadi tiga pertanyaan: siapa yang mengambil keputusan, apa yang diputuskan, dan siapa yang boleh melaksanakannya. Jika keputusan hanya menyetujui transaksi, periksa apakah ada klausul tersendiri tentang penandatangan. Jangan menambahkan kuasa yang tidak tercantum dalam sumber.
Pembahasan padanan istilahnya dapat Anda lanjutkan dalam artikel tentang perbedaan istilah hukum Indonesia dan Uni Eropa.
Susun paket dokumen berdasarkan pertanyaan penerima
Matriks berikut merupakan alat kerja editorial untuk tim legal dan penerjemah. Isinya perlu disesuaikan dengan transaksi; tidak semua dokumen wajib dalam setiap pengajuan.
| Dokumen | Pertanyaan yang perlu dijawab | Pemeriksaan bahasa dan kelengkapan |
|---|---|---|
| Akta dan anggaran dasar beserta perubahan | Entitas apa ini dan aturan internal mana yang berlaku? | Nama resmi, bentuk badan hukum, urutan perubahan, serta pasal yang masih berlaku. |
| Keputusan Direksi, Komisaris, atau pemegang saham | Siapa menyetujui tindakan apa? | Identitas organ, objek keputusan, syarat, tanggal, dan lampiran yang menjadi bagian keputusan. |
| Surat kuasa atau delegasi kewenangan | Siapa boleh bertindak, sampai kapan, dan dalam batas apa? | Pemberi dan penerima kuasa, lingkup tindakan, masa berlaku, serta batas nilai jika ada. |
| Kebijakan konflik kepentingan | Siapa melaporkan konflik dan siapa menanganinya? | Definisi pihak terkait, pemicu pelaporan, pengecualian, dan jalur persetujuan. |
| Pedoman tata kelola atau piagam komite | Bagaimana keputusan dipersiapkan dan diawasi? | Peran, kewenangan, kuorum jika diatur, pelaporan, serta rujukan antardokumen. |
Tambahkan nomor versi sumber dan statusnya: draf, disetujui, atau sudah ditandatangani. Beri tanda bila penerjemah menerima kutipan saja. Penerima perlu mengetahui apakah yang dibaca merupakan dokumen lengkap atau bagian tertentu.
Contoh rekaan: “menerima laporan” berubah menjadi “menyetujui transaksi”
Dalam contoh rekaan ini, risalah rapat mencatat bahwa Dewan Komisaris telah menerima laporan rencana transaksi dan meminta Direksi melengkapi analisisnya. Versi Inggris kemudian menggunakan kalimat “The Board approved the transaction.”
Kalimat itu menimbulkan dua masalah. The Board tidak menjelaskan organ yang dimaksud. Kata approved juga menyatakan persetujuan, sementara sumber hanya mencatat penerimaan laporan dan permintaan tindak lanjut.
Padanan kerja sesuai fakta contoh:
The Board of Commissioners received the report on the proposed transaction and requested the Board of Directors to complete its analysis.
Kalimat ini mempertahankan tindakan yang benar-benar dicatat. Jika penerima membutuhkan bukti persetujuan transaksi, tim legal perlu memeriksa apakah dokumen persetujuan yang sesuai memang tersedia. Kekurangan bukti tidak dapat diselesaikan dengan memperkuat kata kerja dalam terjemahan.
Bahasa Inggris belum tentu memenuhi persyaratan pengajuan
Untuk dokumen perusahaan yang termasuk cakupan Pasal 14 Directive (EU) 2017/1132, Pasal 21 mengaitkan bahasa penyusunan dan pengajuan dengan aturan bahasa negara anggota tempat berkas register dibuka. Ketentuan itu juga mengatur pengungkapan terjemahan secara sukarela dan kemungkinan persyaratan sertifikasi. Lihat Pasal 21 dalam teks konsolidasi.
Pasal tersebut bukan dasar untuk menyatakan bahwa setiap dokumen PT Indonesia harus diterjemahkan ke semua bahasa UE. Untuk kebutuhan Anda, pastikan bahasa yang diterima, bentuk terjemahan, kualifikasi penerjemah yang diakui, dan kelengkapan autentikasi jika diminta oleh penerima.
Pasal 21 ayat (4) juga mengatur akibat perbedaan antara versi yang wajib diungkapkan dan terjemahan yang diungkapkan secara sukarela, termasuk keadaan ketika pihak ketiga dapat mengandalkan terjemahan itu. Karena itu, penetapan versi acuan dalam pekerjaan internal perlu disertai pemeriksaan aturan pengajuan yang berlaku.
Perkembangan digital UE: perhatikan tanggal penerapannya
Directive (EU) 2025/25 memperbarui penggunaan perangkat dan proses digital dalam hukum perusahaan. Untuk merencanakan pengajuan, bedakan tanggal mulai berlakunya direktif dari jadwal penerapan aturan nasionalnya.
Pasal 4 Directive (EU) 2025/25 menetapkan batas umum adopsi dan publikasi aturan nasional pada 31 Juli 2027, dengan penerapan mulai 31 Juli 2028. Ketentuan tertentu memiliki jadwal berbeda. Pada pemeriksaan sumber 16–17 Oktober 2026, jadwal tersebut masih berada di depan.
Jangan menghapus persyaratan terjemahan dari daftar kerja hanya karena membaca berita tentang penyederhanaan digital. Gunakan petunjuk register atau lembaga penerima yang berlaku untuk pengajuan tersebut, lalu periksa kembali saat pengajuan dilakukan.
Siapkan satu lembar kendali sebelum dokumen dikirim
Untuk pekerjaan yang melibatkan beberapa pihak, saya menyarankan satu lembar kendali yang menyertai paket dokumen. Isinya cukup praktis:
- Tujuan dan penerima: negara, lembaga, entitas, dan alasan dokumen diminta.
- Sumber acuan: nama berkas, tanggal, versi, kelengkapan lampiran, dan status persetujuannya.
- Keputusan istilah: nama organ, jabatan, istilah kewenangan, dan alasan padanan yang perlu dijelaskan.
- Perbedaan yang belum selesai: ketidakcocokan nama, angka, rujukan pasal, atau instruksi yang memerlukan jawaban tim legal.
- Pemeriksaan akhir: penanggung jawab substansi, penanggung jawab bahasa, dan konfirmasi format penerima.
Jika sumber berubah setelah diterjemahkan, catat bagian yang berubah dan periksa dampaknya pada seluruh versi bahasa. Perubahan satu lampiran dapat memengaruhi rujukan dalam keputusan, surat kuasa, dan daftar dokumen sekaligus.
Untuk menyiapkan pekerjaan bersama LegalTrans, mulailah dengan daftar dokumen, negara tujuan, tujuan penggunaan, dan persyaratan tertulis penerima. Informasi itu membantu menentukan ruang lingkup penerjemahan serta pertanyaan yang perlu diselesaikan dengan tim legal sebelum berkas final diserahkan.